Les frais de débours en micro-entreprise
Quand on est micro-entrepreneur, la règle générale est de payer un pourcentage de cotisations sur la totalité de son chiffre d’affaires (et pas de son profit), mais une exception existe : les frais de débours !
Dans cet article, je vous explique :
🔹 Ce que sont les frais de débours.
🔹 Comment les appliquer.
🔹 Les exemples et les limites des frais de débours.
Catégories : Gérer vos finances
Tags : Micro-entreprise
Encore un exception compliquée qui ne va pas s’appliquer à mon cas, je présume ? 😅
1 – Les frais de débours en micro-entreprise, c’est quoi ?
Les frais de débours en micro-entreprise sont les dépenses qui sont directement refacturées au client.
Ces frais ne sont pas inclus dans la tarification habituelle de vos biens ou services, et l’entrepreneur se les fait rembourser en les ajoutant à la facture finale.
Les frais de débours sont différents des charges, qui sont des dépenses générales liées au fonctionnement de l’entreprise.
>> Et c’est ça le point le plus important !
Parce que l’intérêt des frais de débours, c’est que c’est de l’argent que vos clients vous versent MAIS que vous ne déclarez pas à l’URSSAF à la fin du mois, donc vous ne payez pas de cotisations sur les remboursements de frais de débours.
Alors comment faire la différence entre ces frais de débours et les charges normales de l’entreprise qui, elles, ne peuvent pas être déduites du chiffre d’affaires que vous déclarez à l’URSSAF ?
D’abord, les frais de débours sont des frais que le client aurait pu payer directement à un autre fournisseur, en plus de votre prestation, mais que vous avez payé pour lui parce que c’était plus pratique. Vous pouvez considérer que ce sont des frais de débours si vous pouvez obtenir une facture au nom de votre client, que vous payez vous-même et vous faites rembourser ensuite.
Ensuite, vous ne l’avez pas fait pour vous faire une marge, ni pour rémunérer votre travail ou produire votre produit ou votre service. Vous avez dépensé cet argent parce que c’était plus pratique et que c’était demandé par ce client-là.
Enfin, ce sont des dépenses que votre client vous rembourse au coût réel. Il vous a juste fait confiance pour faire ces achats (choisir le fournisseur, décider du bon prix, etc.) en son nom, et il aurait pu le faire lui-même.
En résumé, les frais de débours en micro-entreprise :
Sont liés à une prestation spécifique pour un client spécifique.
2 – Comment faire des frais de débours en micro-entreprise ?
D’abord chaque frais de débours doit être un achat précis avec une pièce justificative d’achat, comme une facture ou un reçu au nom de votre client. On ne peut pas faire de forfait ou d’estimation pour déduire les frais de débours de son chiffre d’affaires au moment de sa déclaration à l’URSSAF.
Le premier élément important est la transparence vis-à-vis des clients. Vous devez informer votre client de la différence entre la rémunération de votre produit ou de votre service et les frais de débours que vous lui facturez.
Vous faites cela en amont, dans la discussion, puis sur le devis et enfin sur la facture en séparant les éléments sur plusieurs lignes. Vous pouvez aussi ajouter une clause dans le contrat qui détaille ce qui relève du tarif de votre prestation et ce qui relève des frais de débours.
En plus de renforcer votre crédibilité et votre sérieux face au client, cela évite les conflits ensuite si, par exemple, le client conteste le remboursement des frais de débours parce qu’il n’avait pas compris qu’il vous les rembourserait au réel. Il faut en effet se mettre d’accord en amont du processus de validation en décidant d’un plafond par exemple ou d’une fourchette acceptable.
Le second élément important est que votre comptabilité soit claire en cas de contrôle. Pour cela, il faut conserver toutes les pièces justificatives d’achat, telles que des factures ou des reçus et bien sûr les factures présentées à vos clients (qu’elles comportent des frais de débours ou non de toute façon !). L’objectif est de faire le lien facilement entre ce que vous avez acheté pour votre client et ce que vous lui avez facturé pour montrer que la nature des achats et les dates sont cohérentes et que les montants sont bien les mêmes.
Ces frais de débours doivent apparaître dans votre livre de recettes, même si vous ne les déclarez pas à l’URSSAF.
Donc, si vous utilisez la méthode des frais de débours, ce que vous déclarez à l’URSSAF, c’est :
Total de ce que vous ont versé vos clients – Frais de débours facturés aux clients.
3 – Exemples et limites des frais de débours en micro-entreprise
Si un micro-entrepreneur doit acquérir des fournitures particulières pour répondre aux besoins d’un projet client, ces coûts peuvent être considérés comme des frais de débours.
Par exemple, si vous faites du design d’intérieur et que vous achetez pour 10 000 euros de meubles pour votre client (ceux que vous lui avez conseillé d’acheter pour son projet) parce que c’est plus pratique que vous fassiez l’achat vous-même, sans faire de marge sur ces meubles, alors il s’agit de frais de débours. Vous ne paierez des cotisations que sur votre prestation de conseil.
Si vous êtes un carreleur qui va acheter le carrelage choisi par son client pour ensuite faire son travail (poser le carrelage), l’achat du carrelage est un frais de débours si vous ne faites pas de marge dessus.
Dans les deux cas, l’idée est la suivante :
- Soit vous achetez des meubles ou du carrelage et les revendez à votre client (en faisant une marge) en plus de votre prestation de conseil ou de main d’œuvre. Dans ce cas-là, votre activité est double : vente de marchandises et prestation de service et vous payez des cotisations sur les deux activités : PAS de frais de débours.
- Soit vous achetez des meubles et du carrelage pour éviter à votre client de se déplacer, mais vous ne faites pas de marge dessus, car vous ne vendez que du conseil ou de la main d’œuvre, et dans ce cas-là, ces achats sont des frais de débours et ce serait injuste que vous payiez des cotisations dessus.
Et voici cinq exemples concrets qui ne sont PAS des frais de débours :
- Charges courantes de l’entreprise : le loyer du bureau, les frais de téléphone fixe, l’électricité, l’eau, et d’autres coûts fixes qui ne sont pas directement liés à un projet spécifique.
- Assurances: les primes d’assurance couvrant l’ensemble de l’activité de l’entreprise, telles que l’assurance responsabilité civile professionnelle.
- Frais bancaires.
- Frais de publicité et de communication.
- Les équipements ou petits matériels que vous utilisez pendant la prestation.
En conclusion, les frais de débours offrent aux micro-entrepreneurs une flexibilité pour faire des achats au nom de leurs clients et ainsi leur fournir un service plus complet, mais ils doivent être utilisés avec précaution et bien documentés pour être valables.
Références officielles :
Bulletin officiel des impôts – Article 37 : “En outre, le chiffre d’affaires ou les recettes n’incluent pas les sommes encaissées qui répondent à la définition des débours : ces sommes doivent nécessairement être engagées au nom et pour le compte du client et faire l’objet d’une reddition de compte exacte (à l’exclusion, en conséquence, de tout montant forfaitaire).”
Image par Aleksandra de Pixabay