Quel support choisir pour sa comptabilité de micro-entrepreneur ?
En tant que micro-entrepreneur, vous avez des obligations comptables allégées et cela veut dire, entre autres, que vous avez plusieurs options pour votre support de comptabilité.
Pour tous les micro-entrepreneurs, la tenue d’un livre de recettes est obligatoire et pour certains micro-entrepreneurs et dans certains cas, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité est fortement recommandée.
Dans cet article, je vous explique les avantages, inconvénients et recommandations pour chaque support.
Alors, étudions les trois supports possibles de comptabilité pour les micro-entreprises :
🔹 Le cahier manuscrit
🔹 Le fichier Excel
🔹 Le logiciel de comptabilité spécialisé
Catégories : Découvrez le statut de micro-entrepreneur
Je peux pas juste choisir à pile ou face ? 😝
1. Le cahier manuscrit
Le cahier peut être vierge ou bien acheté dans le commerce, pré-imprimé avec des colonnes à entêtes qui vous indiquent les informations obligatoires du livre de recettes.
Les avantages du cahier pour tenir votre comptabilité de micro-entrepreneur
👉 Il est facile à tenir car il ne nécessite aucune compétence informatique.
👉 Il garde les traces des modifications : si vous faites une erreur, vous rayez proprement la ligne et écrivez la correction sur la ligne suivante. Il respecte le critère de non falsification.
👉 Si vous achetez une version pré-imprimée à jour, alors vous êtes certain d’inscrire toutes les informations obligatoires.
👉 Aucun risque de piratage de vos données, ni de bug ou de perte due à des problèmes informatiques.
Les inconvénients du cahier pour tenir votre comptabilité de micro-entrepreneur
👉 Vous devez tout écrire à chaque fois, même si des informations se répètent chaque mois ou plusieurs fois par mois.
👉 Vous devez faire les calculs à la main.
👉 L’analyse est limitée si vous vous en tenez au cahier. (pas d’indicateurs, ni de graphiques)
👉 En cas de perte ou destruction accidentelle du cahier, il n’y a pas d’autres sauvegardes possibles.
Recommandé pour les micro-entrepreneurs qui ont peu de factures, qui ne sont pas soumis à la TVA et qui n’ont pas besoin de faire des analyses compliquées. Une somme par mois ou par trimestre vous suffit. Plus c’est simple, mieux c’est !
2. Le fichier Excel
Le fichier Excel est une bonne option pour tenir votre livre de recettes, mais il y a quelques règles à respecter pour rester dans la légalité.
Les avantages du fichier Excel pour tenir votre livre de recettes de micro-entrepreneur
👉 Vous pouvez copier-coller les informations qui reviennent souvent dans votre comptabilité. (nom des clients, types de prestations)
👉 Vous pouvez ajouter des informations complémentaires pour faire des analyses, par exemple en classant vos factures par catégories de prestations ou de clients.
👉 La sauvegarde est facilitée par la possibilité de dupliquer le fichier pour le stocker sur différents supports (ordinateur, cloud, clé USB, disque dur externe) et ainsi réduire le risque de perte.
👉 Le fichier peut être réutilisé chaque année, une fois que tout est paramétré, sans coût supplémentaire.
👉 Vos informations ne sont pas partagées avec un prestataire en ligne.
Les inconvénients du fichier Excel pour tenir votre livre de recettes de micro-entrepreneur
👉 Un fichier Excel reste modifiable, alors pour respecter la règle de non-modification des données, vous DEVEZ enregistrer chaque mois une version du fichier Excel ou sauvegarder votre livre de recettes en PDF et ne plus modifier le fichier. La date de création du fichier fera foi.
👉 Les coûts sont plus élevés que pour le cahier : une licence Microsoft Office si vous souhaitez utiliser Excel (la licence est gratuite pour les logiciels de type LibreOffice) et un fichier Excel professionnel si vous préférez avoir une structure déjà toute prête (comme mes fichiers, par exemple !)
👉 Il faut avoir des compétences de base en informatique et en Excel.
Recommandé pour les micro-entrepreneurs qui ont une activité qui tourne déjà, qui sont habitués à travailler sur ordinateur et qui souhaitent gagner du temps de saisie et faire un peu d’analyse de leur activité, sans non plus investir trop d’argent.
3. Le logiciel de comptabilité spécialisé pour les micro-entrepreneurs
Il existe des logiciels spécialisés pour les micro-entrepreneurs (attention, il ne s’agit pas de logiciels pour les entreprises avec un autre statut, qui doivent faire une comptabilité en partie double). La plupart de ces logiciels spécialisés sont des outils en ligne.
Les avantages du logiciel de comptabilité pour les micro-entreprises
👉 En ligne, il peut être connecté à votre banque, comporter un CRM et ainsi faciliter votre facturation.
👉 Chaque saisie est enregistrée et les données ne sont pas modifiables.
👉 Le cadre est rassurant et vous assure que toutes les obligations sont respectées, tout en proposant des options (comme des notifications ou des alertes) qui peuvent être très utiles.
Les inconvénients du logiciel de comptabilité pour les micro-entreprises
👉 Le coût est plus élevé, il s’agit souvent d’un abonnement.
👉 Si le logiciel est en ligne, vos données le sont aussi, dans un espace qui peut être piraté ou qui appartient à un prestataire.
👉 Il nécessite un apprentissage un peu plus poussé au moment de la prise en main.
Recommandé pour les micro-entrepreneurs qui ont une activité bien développée, ceux qui sont soumis à la TVA et ceux qui sont à l’aise avec les outils en ligne et/ou qui ont besoin de synchroniser leur comptabilité avec d’autres outils en ligne.
En conclusion,
votre support de comptabilité est un choix important, qui doit respecter les réglementations et vous convenir au quotidien.
La loi évolue rapidement, alors gardez un œil sur les changements du statut d’auto-entrepreneur. La facturation électronique devrait devenir obligatoire en septembre 2027 et les logiciels agréés pourraient également faire l’objet d’une obligation dans certains cas.
À suivre !
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Sources et liens utiles
Référence officielle : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F23266
Pour aller plus loin : https://www.portail-autoentrepreneur.fr/academie/statut-auto-entrepreneur/changements-2025-auto-entrepreneurs
Jon Tyson (@jontyson)