Obligations comptables du micro-entrepreneur : les bases

obligations comptables pour les autoentrepreneurs

Vous pensez à vous lancer en micro-entreprise, mais vous n’êtes pas certain de réussir à faire face aux obligations comptables du micro-entrepreneur ?

Dans cet article, je vous explique :

🔹 Quelles sont les obligations comptables du micro-entrepreneur selon la loi.

🔹 Les pièges à éviter.

🔹 Les bonnes habitudes à mettre en place pour respecter les obligations comptables du micro-entrepreneur et bien gérer votre micro-entreprise.

Catégories : Gérer vos finances

Tags : Micro-entreprise

Ok, je veux bien faire de la compta, mais c’est quoi le minimum syndical ? 😅

1 – Trois obligations comptables du micro-entrepreneur

A – Faire des factures

Ce que dit la loi :

Obligation de facturation

En tant que professionnel, le micro-entrepreneur doit remettre à ses clients une facture lors de chaque vente ou prestation, selon les règles communes de la facturation.

Toutes les factures ou pièces justificatives concernant les achats et les ventes de marchandises ou de prestations de services doivent contenir des mentions obligatoires et être conservées pendant 10 ans après la clôture de l’exercice.

En clair, cela signifie que chaque fois qu’un client vous paie, il doit y avoir une facture qui explique ce mouvement d’argent. Cette facture doit être remise au client et vous devez en garder une copie.

L’Urssaf explique les mentions légales obligatoires dans cet article.

Au niveau pratique :

👉 Vous pouvez créer votre facture sur Word ou Excel.

👉  Vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé qui émet des factures automatiquement.

👉  Vous pouvez utiliser un outil en ligne comme Stripe ou Paypal, qui permet d’émettre des factures, que vous aurez paramétrées avec vos mentions obligatoires.

B – Tenir un livre de recettes

Ce que dit la loi :

Obligation de tenir un livre de recettes

Le micro-entrepreneur doit tenir à jour un livre des recettes encaissées, ordonné de façon chronologique, contenant les mentions suivantes :

·      Montant et origine des recettes (identité du client ou de la société mandataire)

·      Mode de règlement (chèque, espèces ou autres)

·      Références des pièces justificatives (numérotation des factures, notes).

En clair, il s’agit d’une liste des paiements reçus de vos clients, qui permet de savoir exactement d’où vient votre argent, quand, comment et pour quelle raison il vous a été versé.

Au niveau pratique :

👉 Ce livre peut être un carnet fait pour cela acheté dans le commerce.

👉 Ce livre peut être fait sur un carnet vierge.

Dans ces deux cas, si vous vous trompez, rayez proprement la ligne en la laissant visible et écrivez la bonne information sur la ligne suivante, le tout sans laisser de ligne blanche.

👉 Ce livre peut être tenu sur un logiciel spécialisé.

👉 Ce livre peut être tenu sur un fichier Excel. Dans ce cas, il est nécessaire d’exporter régulièrement (chaque mois ou chaque trimestre) votre registre en PDF, la date du fichier fera foi pour montrer que vous n’avez pas modifié vos données après coup.

C – Déclarer son chiffre d’affaires à l’Urssaf

Ce que dit la loi :

Obligation de déclaration de chiffre d’affaires

Le micro-entrepreneur doit déclarer son chiffre d’affaire chaque mois ou chaque trimestre. Le micro-entrepreneur a le choix de la périodicité.

En l’absence de chiffre d’affaires, le micro-entrepreneur doit mentionner 0 € pour la période concernée.

En clair, quoi qu’il se passe dans votre micro-entreprise, vous devez donner de vos nouvelles à l’Urssaf régulièrement, à la fréquence que vous avez choisie à la création de votre micro-entreprise. La déclaration de votre chiffre d’affaires, c’est-à-dire de l’addition des factures encaissées qui apparait sur le registre de recettes sur la période, vous permettra, dans la foulée de payer vos cotisations sociales directement sur votre compte autoentrepreneur/URSSAF, sur le site Internet ou sur l’application.

Au niveau pratique :

👉 Vous additionnez vos factures de la période (mois ou trimestre) et, si besoin, vous faites des sous-totaux par type d’activités.

👉 Vous remplissez le petit formulaire.

👉 Vous payez vos cotisations en ligne, soit par télépaiement, soit par carte bancaire.

👉 Vous sauvegardez les justificatifs.

Interface de votre compte autoentrepreneur sur le site de l’Urssaf

2 – Les pièges et les exceptions quand on fait sa comptabilité d’autoentrepreneur

A – Un compte bancaire dédié à votre micro-entreprise

D’abord, faut-il un compte bancaire dédié à votre micro-entreprise ?

Ce que dit la loi :

Vous devez ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité d’auto- entrepreneur (séparé de votre compte bancaire personnel) si vous avez un chiffre d’affaires annuel supérieur à 10 000 € deux années civiles consécutives.

En clair, tant que ne dépassez pas 10 000 euros de chiffre d’affaires deux ans de suite, toutes vos transactions peuvent se passer sur votre compte courant personnel, sans que ne preniez de risque au niveau légal. Mais, en pratique, je vous le déconseille ! C’est beaucoup plus difficile d’y voir clair dans votre gestion quand finances personnelles et professionnelles sont mélangées sur le même compte bancaire. Un compte bancaire séparé permet de suivre votre activité de plus près et de prendre une bonne habitude : décider d’un revenu mensuel transféré chaque mois de votre compte professionnel à votre compte personnel.

B – Le registre d’achat

Ce que dit la loi :

De plus, le registre des achats est obligatoire lorsque l’activité consiste principalement à vendre des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d’hébergement.

Il doit récapituler chaque année le détail des achats engagés pour l’activité de micro-entrepreneur et préciser le mode de règlement et les références des pièces justificatives (factures, notes).

En clair, si vous louez votre appartement sur Airbnb, le registre d’achat est obligatoire pour vous. De même, si vous tenez un food truck ou si vous vendez des objets dans des marchés ou des foires, vous devez tenir un registre d’achat.

Mais, en pratique, je vous conseille de tenir systématiquement un registre d’achat ! En effet, comment savoir si votre activité est rentable si vous ne savez pas combien vous dépensez pour exercer votre activité ? C’est une bonne habitude à prendre dès le début pour calculer votre profit et déterminer le montant de votre revenu personnel.

C – Le cas de la vente en ligne sur des plateformes de type Etsy

Si vous vendez sur des plateformes, que devez-vous déclarer comme chiffre d’affaires ? C’est en effet un piège tentant : déclarez seulement le virement reçu de la plateforme comme chiffre d‘affaires.

Mais attention, il faut en fait déclarer ce que vos clients ont payé. En effet, vous recevez la somme de ce que vos clients ont payé, moins les frais de ventes de la plateforme. Ces frais sont une dépense professionnelle, comme l’achat d’un timbre ou d’essence pour exercer votre activité. Ils ne doivent pas être déduits de votre chiffre d’affaires.

En pratique, ce que vous devez déclarer, c’est le montant de vos ventes qui apparait sur votre compte sur la plateforme, et pas le montant du virement que vous recevez, dont le montant est inférieur.

3 – Les bonnes habitudes pour être sûr de respecter ses obligations légales

Enfin, au-delà des obligations, il y a de bonnes habitudes à prendre quand vous décidez d’être micro-entrepreneur. D’abord, c’est important de comprendre que la gestion et la comptabilité font maintenant partie de votre description de poste en tant qu’auto-entrepreneur ! Acceptez la casquette !

A – Vous tenir au courant de l’évolution des obligations comptables du micro-entrepreneur

Le statut d’autoentrepreneur est un statut qui évolue. Les règles changent et s’adaptent, une première habitude importante est de vous tenir au courant de ces évolutions. Je vous recommande de toujours remonter aux sources officielles, quand une nouvelle information apparait. Par exemple, votre compte autoentrepreneur URSSAF a une rubrique « actualités » où les nouveautés sont expliquées régulièrement. D’une manière générale le site service-public.fr permet également de vérifier des informations trouvées sur des sites privés.

actualités urssaf
Rubrique « actualités » de votre compte autoentrepreneur sur le site de l’Urssaf

B – Faire votre comptabilité régulièrement

Ensuite, faire sa comptabilité le plus régulièrement possible est une habitude à prendre, qui vous évitera bien des soucis !

En effet, cela vous permettra :

       D’y voir clair dans votre situation financière

       De prendre l’habitude de cet exercice, sûrement nouveau pour vous

       De prendre des décisions plus facilement pour votre activité

C – Avoir un outil adapté à vos besoins 

Enfin, il est important d’avoir un outil comptable adapté à vos besoins. L’objectif, au-delà de respecter vos obligations légales, est d’éviter les erreurs, comme par exemple, déclarer deux fois la même facture, d’être capable d’anticiper et de prévoir de quoi payer les cotisations par exemple, et enfin ne pas perdre de temps dans la gestion comptable de votre micro-entreprise.

Plusieurs critères sont à prendre en compte :

       Êtes-vous ok avec l’idée de mettre vos données en ligne ou p référez-vous garder vos données hors ligne ?

       Préférez-vous le carnet papier pour rester loin d’Excel et autres logiciels ?

       Combien de factures allez-vous gérer par an ?

       Quel budget avez-vous pour un outil comptable ?

En conclusion, en considérant la gestion de sa micro-entreprise comme faisant intégralement partie du job, on peut assez facilement remplir ses obligations comptables !

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